Empleado de oficina

Resumen: El empleado de oficina es responsable de garantizar que las tareas administrativas de la recepción se manejen de manera adecuada. El empleado de oficina se comunica con los empleados, visitantes y clientes y apoya a la administración local. Esta posición generalmente reporta al Gerente de Oficina o al Gerente General. Responsabilidades:

• Garantiza que se sigan los procesos de seguridad con respecto a la recepción (inicio de sesión del conductor y del visitante).
• Responde y en ruta todas las llamadas telefónicas de manera educada, tomando mensajes y enviándolos a las personas adecuadas de manera oportuna.
• Proporciona programación de toda la carga entrante y saliente en los departamentos de operaciones y clientes de cumplimiento.
• Coordina la recepción y envío de documentos verificando la exactitud.
• Reúne y mantiene todos los datos y registros relacionados con las actividades de envío y recepción.
• Verifica la precisión de las órdenes de envío y las cantidades de envío que coinciden con los documentos de selección.
• Ayuda a resolver discrepancias con los clientes.
• Recolecta toda la documentación para la flota entrante y la ruta a la unidad de registros adecuada.
• Dirige y supervisa el programa de control e intercambio de pallets.
• Responsabilidades de AR/AP de la instalación y facturas de proveedores.
• Responsable de ejecutar informes específicos de clientes y escanear facturas.
• Brinda asistencia en proyectos especiales a discreción del Representante principal de servicio al cliente (CSR), el Supervisor de CSR o el Gerente de oficina.
• Presenta la documentación apropiada para la instalación según sea necesario.
• Otras tareas administrativas según las indicaciones de la gerencia local específicas para las necesidades de la instalación.

Calificaciones:

• Diploma de escuela secundaria
• Sólidos conocimientos informáticos, incluidas aplicaciones de MS Office, específicamente Excel sólido.
• Habilidades básicas de mecanografía, familiaridad con las 10 teclas.
• Sistemas de software de envío, incluidos UPS y Federal Express
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
• Debe poder trabajar en diversas condiciones de las instalaciones, incluidas mala iluminación y ventilación, exposición al ruido, polvo, vapores de GLP, pedidos de productos, calor durante el verano y frío durante el invierno.
• Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y potencialmente días festivos, según lo necesite el cliente.

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

El contratista no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tendrían acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a ) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en cumplimiento de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal del contratista de proporcionar información. 41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.

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